第一条 为了切实加强党员档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及《长江大学文理学院发展党员工作细则》的有关规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条 党员档案根据分类负责的原则进行管理。教工预备党员的档案由学院组织部门负责管理，教工正式党员的档案应及时归入其人事档案，由学院或荆州市人事部门负责管理。学生预备党员档案由该党员所在支部负责管理，学生正式党员档案应及时归入其学籍档案，由学院毕业部门负责管理。
第三条 各支部或有关部门应指派专人负责党员档案管理工作，其负责人对党员档案管理工作负领导责任，具体负责档案管理工作的工作人员负直接责任。
（12）近两年各种获奖证书（资格证书）的复印件（入党前）；
2、奖励材料。各级党组织授予优秀共产党员、优秀党务工作者等各种荣誉称号的授奖决定和嘉奖通报等材料。
3、处分材料。党员违犯党纪国法所受的党纪政纪处分决定（免于处分的处理意见）等材料；在民主评议党员中认定为不合格的主要事实依据材料，党支部对其做出的限期改正、劝退和除名等处置的决定、向上级党组织的报告材料、上级党组织的批复意见；取消预备党员资格的组织意见，延长预备期的有关材料。
4、其它材料。主要包括：党员的退党申请书、党支部大会讨论并宣布对其除名的决定、向上级党组织呈报的备案材料；党员死亡后的死亡证明材料；其它可供组织参考的材料。
第五条 预备党员转正后，其党员档案中基础材料的第1项如有两份以上的，可只保留第一份和最后一份；第2项、第6项、第8项（只留汇总表）、第12项及第15项可以不归入其人事或学籍档案，但应当留存两年以备用人单位索取，两年过后应集中销毁。入党申请人在毕业时尚未入党的，所有材料归入学籍档案。
第六条 为了保持党员档案的准确性、完整性、连续性和严肃性，一般每隔半年进行一次全面检查核对，每年年底进行一次装订或整理，以便发现问题及时解决。档案中重要的历史性材料需经上级组织部门允许，方可处理。
第七条 党组织应确定政治上可靠、作风正派、工作严谨、责任心强的中共正式党员管理党员档案。
第八条 党员档案管理应注意防火、防蛀、防潮、防盗、防涂改。
第九条 党员档案保管应当进行科学分类，统一制式，并进行编号，以便查取和利用。有关电子档案（如党建基本数据库）应当做好备份工作，以便长期保存。
第十条 党员档案管理人员应认真履行职责，管好党员档案。档案发生丢失、损毁的，应当及时上报，并视情节对负有直接责任和领导责任的有关人员追究责任。未及时上报者，加重处理。
第十一条 学院外单位因工作需要利用党员档案，应派1-2名中共正式党员携带介绍信查阅。查阅前必须由各主管党员档案工作的领导审批同意，并办理档案利用手续。一般情况下，党员档案不外借查阅。
第十二条 任何个人不得查阅或外借本人及亲属（包括父母、岳父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
第十三条 查阅档案必须严格遵守阅档规定和保密制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育、纪律处分直至追究其法律责任。
第十四条 因工作需要从党员档案中取证的，必须经各主管党员档案工作的领导批准后才能办理。
第十五条 严禁任何人私自保存党员档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应严肃处理。
第十六条 学院各支部或部门之间进行档案移交的，应当由移交方填写移交清单一式三份与对方当面移交，在接收方确认无误的情况下双方经办人签字，并加盖支部（部门）印章，清单由交接双方各执一份，第三份由移交方报送学院组织部门备案。
第十七条 教工因工作变动或学生因升学就业而要将档案转移到学院外单位的应遵守下列规定：
1、通过机要交通或派专人送取，不准邮寄，一般情况下不得交由党员本人自带；
2、对必须转出的党员档案，不得无故扣留，转出时应密封包装；
3、接收党员档案的单位收到档案后，应当审核档案的真实性，核对无误后，在回执上签名盖章，并及时将回执退回转出单位；
4、转出单位逾期一个月未收到回执，应及时催问以防丢失。
5、做好转移记载。如特殊情况下由个人携带的，应当要携带人在记载单上签字。
第十八条 新生党员在入学时，各支部应当认真做好新生党员信息登记和档案收集工作。接收档案时，要仔细审阅、鉴别，发现材料不全或有质疑的，要查明原因，并及时向学院组织部门汇报情况。
（注：1、单位栏，教工为部门，学生为班级；2、如人数较多，可适当添加行数）
