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长江大学文理学院印章管理暂行规定
作者:吴海良        发布日期:2010-09-26 (阅读4717次)

 长江大学文理学院印章管理暂行规定

为了加强和规范学院印章管理,维护印章的严肃性,确保印章使用安全,根据上级关于事业单位印章管理的有关规定,结合学院实际,制定本暂行规定。
一、印章管理及责任
第一条 学院印章为“长江大学文理学院”印章、“中共长江大学文理学院委员会”印章和“长江大学文理学院”钢印,具有代表法人资格作用。
第二条 学院各单位印章为刊明单位全称的印章,是代表各单位行为责任的印记,主要负责人为本单位用印第一责任人。
第三条 学院印章由学院办公室管理并负责使用。学院各单位印章应指定综合素质好,保密观念强,坚持原则的人员保管。
第四条 专门用途印章,由各主管单位管理,可代表学院执行专门项目内容,如财务专用章等,负责用印的单位须负全部责任。
二、印章使用及程序
第五条 学院印章使用范围:用于以学院名义上报、下发、平送的文件、报表、通告、公函、聘书、奖状、合同、协议书、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、工作证、学生证、荣誉证、毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、职称申报表、工资申报表、优秀学生申报表、出国审批表和基本建设有关材料等。
第六条 各单位印章使用范围:向院领导及有关职能部门报送的请示、报告、情况通报等;因公务需要由单位开出的向学院办公室申请办理“介绍信”的证明信;与校外同级(含以下)单位联系、商洽工作的介绍信和公函等。
第七条 凡以学院名义上报的各种文件,必须履行会稿、核稿、签发、编号等办文手续后方可用印。
以学院名义上报的文件及各类报表加盖印章,签发权限为:
1.由职能部门在其职责范围内办理的文件、报表由分管院领导签发;
2.涉及学院全局性工作的文件由院长或书记签发;
3.涉及到几个单位的文件,须经各有关单位会签后,由主办单位交分管院领导或校长签发。
第八条 学院用印实行用印申请制度,用印申请表由学院办公室统一制作。申请用印者必须如实逐项填写,由分管院领导审核用印,重要事项报院长或书记审签用印,交学院办公室留底备查,否则不予用印。
(一)学院办公室对学院印章的使用要严格执行用印审批手续。
1.了解用印内容,审查学生证、毕业证、学位证、结业证、录取通知书、荣誉证、聘书等是否有院领导签字批准的书面材料;
2.逐一核对证书与名册的姓名是否相符;
3.清点证书数量与名册人数是否相同;
4.超出用印审批范围的应请示有关院领导批准。
(二)学院办公室对审核无误的文件材料加盖印章。
1.申请用印单位填写登记用印情况;
2.一般性信函应保留院领导签批的用印申请表;
3.协议书、合同、建筑设计图纸须保留一份文本;
4.没有留存材料的要详细记载用印情况。
第九条 学院办公室和各单位负责人要严格把关,监印员要严格用印程序,确保印章使用准确无差错。
三、印章刻制及启用
第十条 部门凡需刻制的印章,须经学院同意并认定式样、规格。
第十一条 学院所属各级单位刻制印章,必须报学院办公室审批,经批准后,由学院办公室按国家统一标准和规定刻制。
第十二条 印章刻好后,先在学院办公室备案,由学院办公室发出印鉴启用通知,办理领用手续。
第十三条 各单位印章在使用过程中如有损毁或遗失需重新刻制的,由需要刻制印章的单位向学院办公室提出申请,并附损毁或遗失经过材料,送学院办公室核定后,派专人持学院办公室开具的介绍信到有公安部门颁发特种行业执照的刻制单位制作。刻制印章的经费由各单位自付,已损坏的印章同时由学院办公室收回。
第十四条 因机构变动、名称更改,由学院办公室负责刻制新印章,同时,须将原印章交回学院办公室销毁,新印章刻制按本规定执行。
四、其他
第十五条 掌管印信的人员应坚守岗位,若暂时离开办公室,须委托同办公室的人员暂时监管;超过一天时间的,须办理移交登记手续,确保工作正常开展。
第十六条 所有印章均应锁于牢固的橱柜或抽屉中。印章应及时清洗,勤添印油,确保印章清晰、端正。
第十七条 对未经学院同意,擅自刻制印章者,要追究单位负责人责任;丢失印章要追究印章管理人员和单位负责人的责任;违反规定使用印章要严格按情节给予处分,造成严重后果的,依法严肃处理。
第十八条 印章原则上不借出使用。特殊情况须借出使用时,用印单位须出具申请报告,各单位主要负责人或分管院领导批准后方可借出,并派人监印。
第十九条 本规定自发布之日起施行,由学院办公室负责解释。

 

 
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